Administrativt omdrejningspunkt til DTU Energi

mandag 23 mar 20

Send ansøgning

Frist 14. april 2020
Du kan søge om jobbet ved DTU Energi ved at udfylde den efterfølgende ansøgningsformular.

Ansøg online

Da en af vores sekretærer har valgt at søge nye udfordringer, søger vi nu en knivskarp sekretær til Sekretariatet på DTU Energi. Du vil indgå i et team på i alt 5 sekretærer, der understøtter vores institut med en lang række administrative opgaver.


Support til Instituttets forskningssektioner
Du vil få ansvaret for den administrative support til en eller flere af instituttets sektioner, og leverer således sekretærbistand af høj kvalitet til sektionsledere, forskere og øvrige ansatte. Du planlægger og koordinerer en lang række aktiviteter, og er professionel i din håndtering af opgaverne. Med en bred kontaktflade til danske og udenlandske ansatte og studerende, er du venlig og imødekommende af natur, og evner at prioritere dine opgaver. Du er en teamplayer, og ser værdien i at dele viden og erfaring med dine kolleger i sekretærteamet. Vi arbejder under mottoet ’Supporterende og rammesættende’; således yder vi god service, men kender også regler og retningslinjer, og sikrer at disse bliver overholdt.


Dine arbejdsopgaver vil bl.a. omfatte:

  • Udfylde rollen som Ph.d studiesekretær (understøtte processen omkring de ph.d. studerende, fra de bliver indskrevet på DTU til de forsvarer deres afhandling)
  • Sikre god onboarding af de mange nye ansatte vi modtager hvert år, herunder også modtagelse af mange gæster
  • Superbruger af DTU’s rejse- og faktureringsværktøj (Oracle), herunder at instruere i brugen heraf og yde support til sektionens medarbejdere
  • Assistere sektionsleder med mødebooking samt deltage i sektionsmøder
  • Arrangere og være tovholder på workshops, konferencer og seminarer i sektionen og på tværs af instituttet
  • Varetage diverse øvrige opgaver i Sekretariatet og for instituttet, herunder at hjælpe sekretærkolleger ved ferier og i spidsbelastningsperioder
  • Deltage aktivt i diverse netværksgrupper internt på DTU
  • Være bindeled mellem DTU Koncernfunktioner, og instituttet
  • Medvirke til udvikling af vores servicetilbud for instituttets ansatte, i samarbejde med resten af sekretærteamet

Administrativ uddannelse og erfaring 
Vi forestiller os, at du har en mellemlang videregående uddannelse, og lægger særligt vægt på at du mestrer dansk og engelsk mundtligt såvel som skriftligt på et højt niveau. Vi forventer at du har flere års erfaring fra et lignende job (fra en privat eller offentlig arbejdsplads), og således er stærk på administrative processer. Du skal kunne lide at arbejde med IT-værktøjer af mange forskellige slags, og har blik for og erfaring med at udnytte digitale muligheder for effektivisering af arbejdsgange og processer. Selvfølgelig mestrer du Office-pakken, særligt Word, men også gerne Excel og PowerPoint. Har du erfaring med Oracle Cloud samt Sharepoint (Share) og Sitecore vil det være et ekstra plus.


Som person er du venlig og imødekommende, og kan rumme mange forskellige personligheder fra forskellige kulturer. Du lader dig ikke slå ud af forandringer, og ved hvad det vil sige at være en god kollega. Du skal på egen hånd kunne løse administrative opgaver, tage ejerskab for dem, og dermed sikre resultater af høj kvalitet. Du trives med et højt serviceniveau og bevarer overblikket og det gode humør - også i en hektisk hverdag.


Hvad tilbyder vi dig
Vi kan tilbyde et spændende job på en attraktiv arbejdsplads med gode kolleger og god omgangstone.


I Sekretariatet arbejder vi løbende med at forbedre arbejdsgange og processer. Du vil derfor blive del af et team, hvor dine meninger og erfaringer vil blive værdsat.

Om DTU Energi – din nye arbejdsplads
 
Instituttets sektioner er sammensat af mere end 30 nationaliteter, og du kommer til at arbejde i et spændende forsknings- og uddannelsesmiljø med god mulighed for både faglig og personlig udvikling.


Vi er ca 200 medarbejdere fordelt i 6 sektioner og 4 teams.


Løn og ansættelsesvilkår 
Løn og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Akademikere i Staten eller Finansministeriet og HK/STAT. Lønnen fastsættes ud fra jobbets indhold og dine kvalifikationer.

Stillingen refererer til Sekretariatslederen. Dagligt arbejdssted vil være på DTU Lyngby Campus.

Arbejdstiden er 37 timer om ugen. Vi har 6 ugers ferie samt betalt frokostpause.


Ansøgning og kontakt
Vi ser frem til at modtage din online ansøgning senest tirsdag d. 14. april 2020.


Du er velkommen til at kontakte Sekretariatsleder Christina Stenderup Jensen på tlf.nr. 46775654, hvis du ønsker at høre mere om stillingen.


Samtaler forventes afholdt snarest muligt efter Påske. Ansættelse hurtigst muligt eller pr. 1. juni 2020.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.


Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar vision om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den vision lever den dag i dag. DTU har 11.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. Vores hovedcampus ligger i Kgs. Lyngby nord for København, og vi har campusser i Roskilde og Ballerup samt i Sisimiut i Grønland.