Administrativ koordinator – spændende, internationalt forskningsmiljø

fredag 12 nov 21

Send ansøgning

Frist 6. december 2021
Du kan søge om jobbet ved DTU Energi ved at udfylde den efterfølgende ansøgningsformular.

Ansøg online

Vil du have et maksimalt alsidigt job med mange kontaktflader og forskellige opgaver?

Har du en videregående uddannelse fx inden for sprog suppleret med erfaring fra en koordinerende og supporterende rolle? Kunne du samtidig tænke dig et job i et helt unikt miljø, hvor du er omgivet af topforskere fra hele verden? Et job, hvor din indsats understøtter udviklingen af løsninger på bl.a. klodens klimaudfordringer. Et job, hvor du favner meget bredt og aldrig helt ved, hvad dagen bringer af spændende udfordringer og opgaver. Et job, hvor du både kan specialisere dig og have mentale åndehuller i form af mere nede-på-jorden rutineopgaver. Et job, hvor du er del af et velfungerende og kompetent sekretariats-team. Har du lige sat en håndfuld flueben, så synes vi, at du skal læse videre nu.

Administrativ support til forskningssektion og til studielederen for den internationale BSc
Du kommer ind i en to-delt rolle, hvor du bruger ca. 80% af din tid på rollen som sektionssekretær og 20% som studiesekretær. I førstnævnte leverer du administrativ support til en af instituttets forskningssektioner – bredt funderet support til sektionsledere, forskere og øvrige ansatte. Herunder planlægger og koordinerer du en lang række aktiviteter.

I den mindre (men ikke mindre vigtige) rolle er du administrativ support for studielederen på den internationale bachelorgrad BSc in General Engineering. Fokus er at binde de studerende og universitetet sammen. Opgaverne følger derfor årets gang for studierne på DTU. Det være sig studieopstart, studiepraktik, Study Abroad, Åbent Hus m.m. Det giver dig en meget stor kontaktflade til både studerende, undervisere og andre kolleger på tværs af institutter m.m. I overblik bliver dine primære opgaver at:

  • Sikre god onboarding af de mange nye kolleger, vi modtager hvert år
  • Være Ph.d. studiesekretær (understøtte processen omkring de Ph.d. studerende, fra de bliver indskrevet på DTU til de har forsvaret deres afhandling)
  • Modtage (mange) gæster og DTU-studerende
  • Være superbruger af DTU’s økonomisystemer (Oracle)
  • Være superbruger i andre administrative IT-værktøjer, hvor nye hele tiden kommer til!
  • Assistere og supportere sektionslederen bredt med administrative opgaver og deltage i møder
  • Arrangere og være tovholder på interne og eksterne workshops, konferencer og seminarer initieret af forskere og andre i sektionen
  • Være bindeled mellem DTU Koncernfunktioner (særligt HR) og instituttet

Du er selvfølgelig også med i al vores løbende udviklingsarbejde, ligesom du er med i netværksgrupper og generelt sparrer og samarbejder med kollegerne i teamet.

Videregående uddannelse i fx sprog og god erfaring med koordinering og support
Pga. den to-delte rolle skal du hurtigt kunne lære at overskue DTUs opbygning, organisation og systemer i bred forstand. Derfor leder vi efter dig, der har et overgennemsnitligt godt overblik kombineret med den struktur, der er nødvendig for at styre mange sideløbende opgaver. I forlængelse af dette har du evne for at kigge frem i tid og handle proaktivt, så du ikke bliver overrasket på den ærgerlige måde.

Dine mange (internationale) kontakter stiller krav til både dine kommunikationsevner og din kulturelle forståelse og accept af, at folk er forskellige. Du skal derfor også have en god diplomat i maven og vide, hvornår du skal søge det gode kompromis, og hvornår du skal stå fast. Derudover rummer dit CV:

  • En videregående uddannelse i fx sprog
  • Erfaring fra en koordinerende og supporterende rolle
  • Gode IT-kundskaber og herunder motivation og evne for at lære nye programmer og værktøjer, bl.a. Oracle Cloud samt SharePoint (Share) og Sitecore
  • Motivation og evne for at undervise/oplære/supportere kolleger i brug af IT-værktøjer og de retningslinjer der gør sig gældende på området
  • Særdeles gode evner på dansk og engelsk, skriftligt og mundtligt

Din nye arbejdsplads
Du får din daglige gang i et mere end almindeligt spændende og internationalt miljø fyldt med topforskere fra hele kloden. Vi er ca. 240 i alt, fordelt på 8 sektioner og 4 teams. I sekretariatet er vi 7 sekretærer, 1 servicemedhjælper og 1 indkøber. Stemningen er god, og der er altid plads til at spørge og sparre med hinanden. Fleksibilitet er selvfølgelig en naturlig del af vores arbejdsform.

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til relevant overenskomst.

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 6. december 2021. Åbn linket "Ansøg online", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser.

Vi planlægger af afholde samtaler inden jul.

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder, Christina Stenderup Jensen på chrisj@dtu.dk eller 9351 1094.

Vi glæder os til at høre fra dig.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.

Om DTU Energi / Institut for energikonvertering og –lagring
På DTU Energi arbejder vi med uddannelse, forskning og udvikling inden for funktionelle materialer og deres anvendelse til bæredygtige energiteknologier. Vi er fokuserede på teknologier og materialer til direkte konvertering af forskellige energiformer og efterfølgende lagring af dem – og på den vis arbejder vi direkte med løsninger på nogle af klodens største udfordringer p.t. Et eksempel er at gemme vindmøllestrøm ved at omdanne elektricitet til brint, der efterfølgende kan lagres på fast form. Vi er 220 medarbejdere DTU Lyngby Campus i nye og ny-renoverede bygninger. Læs mere om os på www.energy.dtu.dk.   

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar vision om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den vision lever den dag i dag. DTU har 12.900 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.