Administrativ tovholder

onsdag 24 nov 21

Send ansøgning

Frist 5. januar 2022
Du kan søge om jobbet ved DTU Space ved at udfylde den efterfølgende ansøgningsformular.

Ansøg online

Afdeling for Geomagnetisme og Geospace på DTU Space søger en serviceminded og selvstændig medarbejder til at varetage afdelingens administrative opgaver. Vi forsker i Jordens magnetfelt ved hjælp af data fra satellitter samt droner og jordbaserede målestationer. Derudover arbejder vi med anvendt forskning, innovation og rådgivning til myndigheder. 

Jobbet
Du vil blive ansat som administrativ medarbejder, hvor du vil blive en del af en international gruppe med i alt godt 30 kolleger i afdelingen. Du vil desuden samarbejde med administrative medarbejdere på tværs af afdelingerne i DTU Space og vil derfor få en stor berøringsflade med mulighed for at løse ansvarsfulde opgaver som praktisk ankerperson.

Dine primære ansvarsområder:

  • Du vil varetage den daglige administration af forefaldende opgaver og understøtte forskere og projektledere i deres arbejde.
  • Du vil fungere som afdelingens superbruger i DTU’s administrative systemer og supportere dine kolleger i anvendelsen heraf.
  • Du vil assistere med lettere økonomiske opgaver som kvartalsprognoser, fakturering herunder i forbindelse med eksterne projektpartnere, og afregning, ligesom du vil stå for afdelingens indkøb, fraværsregistrering og timeallokering.
  • Du vil understøtte forskningsledere i afrapportering til eksterne bevillingsgivere.
  • Du vil få en stor praktisk rolle ved planlægning og afholdelse af møder og konferencer.
  • Du vil stå for opdatering og vedligeholdelse af afdelingens hjemmesider.
  • Du vil indgå i institutsekretariatet og understøtte det administrative arbejde ifm. instituttets hjælpelærer samt to mindre afdelinger.

Vores forventninger til dig
Vi forestiller os, at du har en kontoruddannelse eller relevant erfaring fra en tilsvarende stilling.

På det faglige plan forventer vi, at du:

  • Har flair for computersystemer og har nemt ved at sætte dig ind i nye værktøjer.
  • Erfaring med Office-programmer som Word, Excel og Outlook er en forudsætning for bestridelse af jobbet. Det er et desuden plus, hvis du har erfaring med DTU’s administrative systemer, herunder Oracle, Sitecore og lignende.
  • Har evner for at holde styr på betalingsplaner samt blive bindeled til de understøttende administrative afdelinger på DTU.
  • Har praktisk erfaring med at planlægge og afholde arrangementer lige fra at styre invitations- og deltagerlister, program samt booking og til opfølgning på arrangementerne.
  • Har gode dansk- og engelskkundskaber i både skrift og tale.

På det personlige plan lægger vi vægt på følgende egenskaber:

  • Du får en bred kontaktflade til alle i afdelingen, andre administrative medarbejderne på instituttet, vores eksterne samarbejdspartnere og øvrige aktører, så vi forventer, at du er samarbejdsorienteret og serviceminded.
  • Du er god til at strukturere din tid, er selvkørende og tør tage ansvar.
  • Du er god til at holde styr på mange småopgaver samtidig.
  • Du har ikke noget imod at påtage dig en proaktiv rolle i forhold til dine opgaver.
  • Du trives i rollen som omdrejningspunktet i afdelingen og har blik for små detaljer, der kan bidrage til en arbejdsplads med en god atmosfære.      

Hvad tilbyder vi dig
Du bliver en del af et fagligt engageret miljø, hvor vi har en god og behagelig omgangstone og forståelse for ”work-life balance”. DTU er en organisation, hvor viden og uddannelse med et globalt perspektiv er omdrejningspunktet. Ny teknologi, innovation og viljen til at skabe noget, der kan komme os alle til gavn, er hjørnestenene. Vi værdsætter høj faglighed og ønsker, at du løbende udvikler dig i takt med dit ansvar, og der er gode muligheder for kurser.

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. (HK/Stat). Du vil blive indplaceret efter kvalifikationer.

Dit arbejdssted er DTU Lyngby Campus. Arbejdstiden kan være fra 30 til 37 timer, alt efter hvordan det passer med den foretrukne kandidat. Arbejdspladsen har flexordning.

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 5. januar 2022Åbn linket "Ansøg online", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. 

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte Klaus Nielsen tlf. 45 25 97 76, e-mail: klausn@space.dtu.dk eller Line Drube tlf. 45 25 98 50, e-mail: ld@space.dtu.dk.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.

DTU Space er Danmarks nationale ruminstitut, og vi har ca. 165 medarbejdere. Det er vores mål at være en internationalt foretrukken partner i rumprojekter. Instituttet er organiseret i 6 afdelinger og deltager desuden i flere tværgående DTU centre. Mere information om DTU Space på www.space.dtu.dk.

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar vision om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den vision lever den dag i dag. DTU har 12.900 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.