Afholdelse af møder og arrangementer

Hvis du har ansvar for en aktivitet, der involverer andre, så er det dit ansvar, at retningslinjerne overholdes, og at aktiviteten kan gennemføres forsvarligt og med blik for DTU's omdømme.

Arrangementer skal godkendes af din leder.

Faglige møder og arrangementer kan finde sted når det skønnes nødvendigt og relevant, mens arrangementer af udelukkende social karakter skal aflyses eller udskydes. Den lokale ledelse vurderer selv nødvendighed og relevans af receptioner i forbindelse med ph.d.-forsvar, jubilæer, tiltrædelser, fratrædelser mv.

Mandag den 26. oktober 2020 er et forsamlingsforbud på 10 personer trådt i kraft. Grænsen for forsamlinger på 10 personer gælder foreløbigt frem til den 13. december. Arrangører bør overveje i hvilket omfang et konkret arrangement er nødvendigt for DTU’s kerneforretning (dvs. undervisning og forskning), og man bør i sin risikovurdering skele til størrelsen på forsamlingsforbuddet.

 

Nedenstående spørgsmål er en hjælp til at vurdere, om en aktivitet kan gennemføres forsvarligt, og hvilke tiltag, der skal foretages inden afvikling.

  • Er en fysisk forsamling nødvendig eller kan behovet dækkes med et virtuelt møde?
  • Er aktivitetens personbelastning tilpasset de faktiske forhold eller bør aktiviteten deles op i flere etaper eller lokaliteter?
  • Kan forsamlingen overholde retningslinjer for afstandskrav (særligt ved ankomst, siddepladser, pauser, afgang)?
  • Kan forsamlingen overholde retningslinjer for hygiejne?
  • Kan forsamlingens varighed forkortes?
  • Findes der tilstrækkeligt synligt informationsmateriale omkring smitteforebyggelse?
  • Er forplejning og anden mødeservice nødvendig? (F.eks. vil mange røre den samme kaffekande/vil folk stimle sammen for at tage sandwiches?)
  • Er der særlige rengøringsbehov forinden, undervejs og efterfølgende?
  • Er der deltagere i risikogrupper, hvor der skal tages særlige forbehold?
  • Er der deltagere, som har befundet sig i risikoområder umiddelbart inden forsamlingen?

Inden aktivitetens start skal en af arrangørerne læse en sikkerhedsbriefing højt for deltagerne. Den har til formål at orientere om de vigtigste retningslinjer - og om evt. særlige retningslinjer, der gælder for den enkelte aktivitet. Du finder sikkerhedsbriefingen på dansk og engelsk her.

Arrangørerne skal sørge for at indsamle kontaktdata på samtlige deltagere (dvs. fuldt navn, email, telefonnummer) - gerne på forhånd og elektronisk. Anvend evt. denne skabelon. Kontaktdata skal opbevares i 14 dage efter aktiviteten.

Har arrangementet et "åbent hus" element, skal der laves tiltag, så det løbende sikres at personbelastningen ikke kompromitterer afstandskravet blandt de tilstedeværende.

Er du arrangør på en lokalitet uden for DTU, skal du indlede et samarbejde med lokalitetens driftsansvarlige og sammen skabe en forsvarlig ramme.