Q&A for medarbejdere og ledere

Efter regeringens udmelding onsdag 11. marts har DTU besluttet øjeblikkeligt at aflyse al undervisning. Alle medarbejdere opfordres til at arbejde hjemmefra, hvis arbejdet tillader det. Medarbejdere med kritiske nøgleopgaver skal kontakte deres chef for yderligere instruktion.

Alle arrangementer aflyses.

Herunder finder du svar på diverse spørgsmål i relation til COVID-19

ARBEJDSTID

Hvordan skal jeg registrere mine timer, nu hvor universitetet er lukket?

I perioden hvor universitetet er lukket, forventes du at arbejde hjemmefra i det omfang, det er muligt. Brug derfor de samme tidsregistreringskonti som normalt.

Jeg har ikke mulighed for at arbejde hjemmefra

Du skal drøfte dine muligheder for at arbejde hjemmefra med din nærmeste leder.  Hvis din leder vurderer, at du i de kommende 14 dage hvor universitetet holder lukket, er forhindret i at udføre dit arbejde hjemmefra, kan du registrere 7,4 timer som normalt arbejde.

Jeg har små børn, som kræver min opmærksomhed – hvordan skal jeg håndtere det samtidig med hjemmearbejde? Der en forventning om en fleksibel arbejdstilrettelæggelse, så opgaver og pasning af børn kan gå op i en højere enhed. Tag gerne en dialog med din leder om det.

Hvordan skal jeg forholde mig til planlagt ferie og afspadsering, mens universitetet er lukket?

Al allerede varslet og planlagt ferie og afspadsering afholdes som normalt. Der varsles ikke yderligere afholdelse af afspadsering og ferie i de kommende 14 dage.
Vær dog opmærksom på, at din nærmeste leder i overensstemmelse med DTU’s generelle ferievarsling skal aftale afvikling af restferie med dig, hvis I ikke allerede har planlagt afholdelsen heraf.

Kan jeg få udsat planlagt orlov, mens universitetet er lukket (tilføjet 17.03.20)?
Nej, i lighed med ferie og afspadsering, fastholdes planlagt orlov.    

Må jeg som timelønnet registrere timer, hvis jeg ikke kan udføre mit arbejde hjemmefra (tilføjet 16.03.20)?
Ja, du må registrere timer for allerede planlagte eller sædvanlige vagter, mens DTU er lukket.

Har jeg som ekstern lektor ret til løn for aflyste timer under lukningen af universitetet (tilføjet 19.03.20)?
Ja, eksterne lektorer vil have ret til løn for aflyste timer.


ADGANG TIL DTU
Må jeg komme på DTU, mens universitetet er lukket (tilføjet 16.03.20)?
Du må kun komme på DTU i det omfang, du har behov for at hente noget eller efter aftale med din institutdirektør. Du kan komme ind i DTUs bygninger med dit adgangskort og din kode. Sørg for at overholde hygiejnereglerne og være på god afstand af andre, så evt. smitte undgås.

 

SYGEMELDING – EGEN OG ANDRES

Skal jeg fortælle min leder, at jeg har fået COVID-19 – også i perioden hvor universitetet er lukket?

Ja, DTU vil fortsat gerne have et billede af COVID19 smittede blandt medarbejderne.

Hvordan skal du forholde dig, hvis du sygemeldes med COVID-19?

Sygdom er lovligt forfald. Det er derfor de sædvanlige regler for sygefravær, der gælder. Medarbejdere, der sædvanligvis har ret til løn under sygdom, har også ret til løn under sygdom i denne situation.

Du har pligt at fortælle, hvis du er smittet med COVID-19 eller har en mistanke om det med henblik på at undgå yderligere smitte, da det er en smitsom sygdom, der i værste fald kan få alvorlige konsekvenser. Sundhedsmyndighederne orienterer ikke automatisk DTU om, at du er testet positiv.

Vær opmærksom på Sundhedsstyrelsens generelle råd til personer, der er blevet smittet.

Se de generelle råd i Sundhedsstyrelsens FAQ her

Jeg har været i kontakt med en person, som har fået konstateret COVID-19 – hvad skal jeg gøre?

Sundhedsstyrelsen anbefaler generelt, at du undgår tæt kontakt og holder afstand til andre mennesker i det offentlige rum, især mennesker, som ser syge ud.

Se sundhedsstyrelsens FAQ for generelle råd til befolkningen.

 

REJSEAKTIVITET

DTU har indstillet alle rejser indtil videre.

Hvordan skal du forholde dig, hvis du ikke kan møde på arbejde efter ferie som følge af fx udrejseforbud, flyveforbud, mv.?

Hvis en udenlandsk myndighed udsteder udrejseforbud pga. smittefare som følge af udbrud af COVID-19 (ny coronavirus), vil dette være at sidestille med et pålæg om forebyggende karantæne fra danske myndigheder.

Hvis din hjemrejse forhindres som følge af flyselskabets aflyste flyafgange, vil der være tale om lovligt forfald, men du skal være opmærksom på, at du i så fald ikke har ret til løn under fraværet. Du bør kontakte din nærmeste leder og evt. drøfte muligheden for at arbejde. Vi opfordrer til at, du holder dig orienteret i Udenrigsministeriets rejsevejledninger inden du tager afsted på en privat rejse.

Hvad hvis jeg holder ferie i et risikoområde?

Hvis du vælger at holde ferie i et område, hvor Udenrigsministeriet fraråder unødige rejser og bliver smittet med COVID-19, kan det efter en konkret vurdering føre til, at din sygdom er selvforskyldt. Dit krav på løn under sygdom vil derfor efter omstændighederne bortfalde. Du er forpligtet til at fortælle din nærmeste leder, hvis du har rejst eller opholdt dig i områder, hvor Udenrigsministeriet fraråder rejse.

Hvordan forholder jeg mig, hvis jeg er på længerevarende udlandsophold, som led i mit arbejde?
Situationen i forhold til rejserestriktioner udvikler sig hurtigt både i Danmark og i udlandet. Du anbefales, at tjekke Udenrigsministeriets rejsevejledninger løbende. Du kan også finde informationer på de danske ambassaders hjemmesider. Tjek også Udenrigsministeriets FAQ til de mest almindelige spørgsmål vedrørende rejser.

Hvis dit udlandsopholdet afbrydes før tid, er det vigtigt at du drøfte dette med din nærmeste leder.

 

KARANTÆNE

Kan din leder kræve dokumentation for karantænen?

Ja, DTU har ret til at bede om lægelig dokumentation for, at det er nødvendigt for dig være i karantæne. 

Har jeg ret til løn, hvis jeg skal i forebyggende karantæne?

Hvis du af sundhedsmyndighederne eller af egen læge, sættes i forebyggende karantæne, vil der være tale om lovligt forfald, og der er ret til fuld løn. Det samme gør sig gældende, hvis du af sundhedsmyndighederne eller af egen læge alene anbefales forebyggende karantæne. Du skal gå i dialog med din nærmeste leder med henblik på at afklare, hvilke arbejdsopgaver, du kan udføre hjemmefra under karantænen.

Kan jeg sætte mig selv i forebyggende karantæne?

Nej, du kan ikke sætte dig selv i karantæne. Du bør drøfte årsagen til, hvorfor du ønsker at blive væk fra arbejdet med din nærmeste leder. Afhængig af baggrunden kan der ud fra en konkret vurdering være tale om lovligt forfald med ret til løn. I dialogen bør det indgå, hvilke arbejdsopgaver, du i så fald vil kunne varetage hjemmefra.

Kan DTU sætte mig i forebyggende karantæne?

Nej, men DTU kan i kraft af ledelsesretten bede dig om ikke at møde på arbejdet. Du bør gå i dialog med din nærmeste leder om, hvilke arbejdsopgaver, du kan varetage hjemmefra.

 

VIGTIG INFORMATION FRA DIN LOKALE ERGONOMIAMBASSADØR
Er du en af dem, der arbejder hjemmefra, nu hvor DTU har Corona-lukket, så er her nogle vigtige ergonomi-råd.

  • Hvis du har mulighed for at arbejde fra en pc med selvstændig skærm og tastatur, så skal du gøre det. Brug af bærbar er kun fordi vi står i denne meget utraditionelle situation
  • De færreste har et hæve/sænke bord derhjemme, flere har en skrivebordsstol med gaspatron. Brug det, hvis du har det!
  • Tjek at du sidder - uanset hvor - så dine underarme hviler på bordpladen og at du slapper af i skuldrene (brug evt. en pude eller to, hvis du skal sidde højere). Herved kan du undgår spændinger, som kan give hovedpine
  • Om du er vant til at bruge en traditionel mus eller ej, så skal du holde den så tæt ind til kroppen som muligt og flytte hånden fra musen så ofte som muligt
  • Tjek at du har lys nok. For lidt lys kan medføre, at du anstrenger øjnene mere end højst nødvendigtVær generelt opmærksom på, hvordan din holdning er, især hvis du kombinerer pc-arbejdet fra sofaen eller lignende
  • Variation og bevægelse er endnu vigtigere nu!
    • Rejs dig for at hente et glas vand
    •  Rejs dig for at smide noget ud
    • Rejs dig for at lufte ud
    • Hvis du skal tale i telefon med en kollega, så rejs dig og gå lidt rundt imens
    • Lav udstrækningsøvelser i hvert fald en gang om dagen, gerne flere
    • Hvis du har en træningselastik derhjemme, så kan du skifte mellem at lave udstrækningsøvelser og elastikøvelser, se øvelser her

 

Q&A FOR UNDERVISERE

Findes her: https://www.inside.dtu.dk/da/undervisning/faglig/akut_hjaelp/qoga-om-coronavirus-for-undervisere

 

Q&A FOR LEDERE

 

Hvad skal jeg gøre, når en af mine medarbejdere har fået konstateret COVID-19?
I den aktuelle periode, hvor universitetet er lukket, skal du tage imod sygemeldingen som normalt og sørge for at vedkommendes arbejdsopgaver håndteres af andre, såfremt det er nødvendigt. Yderligere skal du informere instituttet herom så sygemeldingen kan registreres.

Vær opmærksom på Sundhedsstyrelsens generelle råd til personer, der er blevet smittet og sørg for at pågældende er informeret herom. Se de generelle råd i Sundhedsstyrelsens FAQ her.

Fortsætter DTU med at registrere antal tilfælde af COVID-19 smittede samt medarbejdere i forebyggende karantæne?
Ja, DTU Blanket for ”Indmelding af coronaramte medarbejdere” skal fortsat vedligeholdes. Når en af dine medarbejdere er blevet syge med COVID-19 eller er blevet anvist forebyggende karantæne af lægen, skal du sørge for at orientere din nærmeste leder, der foretager indmeldinger herom til DTU.  Selv om alle p.t. er hjemsendt, ønsker DTU at følge med i antallet af DTU ansatte, der er konstateret smittede samt i forebyggende karantæne.

Kan jeg ansætte nye medarbejdere, mens DTU er lukket?
Ja. Koncern HR foretager ansættelser og andre ændringer i personaleforhold som normalt. Din HR konsulent og din strategiske udviklingspartner er tilgængelig online. Du opfordres til at holde samtaler virtuelt. Du bør ikke holde samtaler på DTU, mens universitetet er lukket.

Jeg har en nyansat, der tiltræder i lukkeperioden – hvordan skal jeg forholde mig (tilføjet 17.03.20)? 
Alle medarbejdere der skal begynde i lukkeperioden fastholder deres ansættelseskontrakt og vil få løn fra kontraktens startdato. Den aktuelle startdato anbefales udskudt. Aftal nærmere med din kommende medarbejder.

Min nysansatte er fra udlandet – hvilke særlige forhold skal jeg være opmærksom på (tilføjet 24.03.20)? 
CPR nummer: Nyansatte borgere fra EU og ikke-EU lande, kan ikke som normalt få CPR nummer, da International House har lukket for personlige henvendelser. Der er dog åbnet op for, at internationale medarbejdere, der er i Danmark og har gyldig opholds- og arbejdstilladelse eller EU-opholdsbevis og har søgt CPR nummer online hos International House, kan få et CPR nummer og sygesikringsbevis.

Sundhedsudgifter: International House har  oplyst, at ikke-EU-borgere, der har gyldig opholdstilladelse, gyldig bolig og gyldig tilstedeværelse i landet i den aktuelle situation godt kan få refunderet deres sundhedsudgifter af Region Hovedstaden, hvis de efterfølgende får et CPR nummer. EU-borgere er dækket via deres blå sundhedskort.

Indrejse til Danmark: Koncern HR har udarbejdet en standardmail, der sendes til relevante nye udenlandske medarbejdere. Mailen, sammen med ansættelseskontrakten og gyldig arbejdstilladelse kan fremvises i grænsekontrollen og derved bruges som dokumentation for, at de pågældende kan indrejse til Danmark trods den aktuelle lukning af Danmarks grænser.

Bankkonto: Der kan ikke oprettes en dansk bankkonto uden et dansk CPR nummer.  I disse tilfælde må der udbetales løn til en udenlandsk konto. Da der ikke uden CPR nummer kan trækkes skattekort, vil medarbejderen blive trukket ca. 55% i skat. Differencen kan refunderes efterfølgende.

Hjemmearbejde fra udlandet: En ikke-EU/EØS-borger SKAL have udstedt en arbejdstilladelse, før vedkommende må påbegynde arbejdet. Det gælder også, selvom arbejdet udføres i udlandet. Det er ikke nok, at der er indgivet en ansøgning om arbejdstilladelse, eller at vedkommende er visumfri til Danmark, der skal være udstedt en arbejdstilladelse.

Forskerskatteordning: I den aktuelle Corona-situation er en indledende arbejdsperiode i hjemlandet ikke diskvalificerende i forhold til, at nyansatte kan komme på forskerskatteordningen. Det er vigtigt at informere HR om, hvornår medarbejderen flytter til Danmark, da der først skal søges om forskerskat fra den dag, hvor medarbejderen er flyttet til Danmark.

Beløbsordningen: Udenlandske medarbejdere, der ansættes på beløbsordningen (typisk TAP stillinger), kan først påbegynde, når de har en dansk bankkonto. Der må ikke udbetales løn til en udenlandsk konto i disse tilfælde.

Kontakt jeres HR konsulent for nærmere information om forhold for nyansatte udenlandske medarbejdere.