”Vi kører lige dokumenterne igennem. Er der styr på musikken? Kan Marianne fortælle om blomsterne? Og hvad med logistikken?” Niels Grolin sidder for enden af bordet, hvor den omkring 20 mand store arbejdsgruppe forbereder detaljerne til DTU Årsfest 2016. Det er 21. år i træk, at Niels Grolin står i spidsen for årets største fest, hvor DTU inviterer knap 4.000 studerende, medarbejdere, gæster og medlemmer af kongehuset. Og med vanlig ro guider han kollegaerne gennem mødet. Der er fuldstændig styr på det.
Hvert år står 65-årige Niels Grolin i spidsen for tre-fire store events og en række ambassadørbesøg. Han bliver aldrig så stresset, at han tænker: ’Det kommer ikke til at gå’. Til gengæld får han altid en kilden i maven inden de store begivenheder. Og han kommer ofte i tanke om de mærkeligste ting på de mærkeligste tidspunkter. Det kan hans kone bekræfte. Og sådan skal det være.
”Alle, der har prøvet at stå i spidsen for store opgaver, kender fornemmelsen. Sådan er det jo også, hvis man venter et stort middagsselskab. Men jeg kan egentlig godt lide at være på. Det handler om at have overblik. Både til generalprøven og på selve dagen. Jeg spørger mig selv: Hvad kan jeg gøre noget ved, og hvad kan jeg ikke gøre noget ved? Selv om der står ti folk og råber, må man tage det vigtigste først,” siger Niels Grolin.
Arbejdede sammen med Bertel Haarder
Han kom til Danmarks Tekniske Højskole (DTH) i 1977 som sekretær i budgetkontoret, hvor han blev tilknyttet studiekontoret. Men efter knap to år forlod han DTH til fordel for Undervisningsministeriet, hvor han bl.a. arbejdede som assisterende ministersekretær for Bertel Haarder. Fagligt blev han dybt involveret i gymnasieplanlægningen. Socialt oplevede han både at se Betel Haarder gå på hænder og være med til ministerens 40 års-fødselsdag, hvor det daværende ministersekretariat modtog fødselaren i kantinen iført T-shirts med teksten: ’We Try Haarder’, en videreudvikling af Avis Biludlejnings kendte slogan fra 60’erne.
"Jeg får altid en opringing fra PET, når dronningen kører fra afkørsel 16. Jeg opfatter mig som forbindelsesofficer. Så er det nu."
Niels Grolin
Gammel kending vender tilbage
Men den gamle arbejdsplads trak, og i 1989 kom Niels Grolin tilbage til DTH. Det blev markeret i den daværende interne avis ’Sletten’, hvor man kunne læse artiklen ’En gammel kending vender tilbage’. Denne gang blev han ansat som kontorchef for 30 medarbejdere i Sekretariatet, der samlede jura, journal, it, information, betjentstue og rektors forkontor. I en kort periode var han konstitueret som administrationschef - DTU’s sidste, inden stillingen blev til universitetsdirektør.
Derefter blev han kontorchef for ledelsessekretariatet, og som rektors højre hånd var han med til at gennemføre den moderniseringsproces, som DTU gennemgik i midten af 90’erne. Processen førte til loven om DTU’s overgang til selveje og blev ifølge Niels Grolin en af de vigtigste opgaver i karrieren. For tre år siden rykkede han til Afdeling for Innovation og Sektorudvikling som chefkonsulent.
Skuden er vendt
”Når man først går ind ad døren på en arbejdsplads, så lukker man nogle muligheder bag sig. I mit tilfælde gik jeg ind til den administrative del af uddannelsesverdenen. Og her er jeg blevet siden. Det er en spændende verden, fordi der er mange engagerede mennesker. Alle de opgaver, jeg er involveret i, er jo ikke enmandsarbejde. Det er projektarbejde, hvor vi bringer mange kompetencer i spil. Det synes jeg er sjovt. Og så er selve kernen i arbejdet dybt meningsfuld,” siger Niels Grolin.
I løbet af karrieren har han været med til at udvikle store arrangementer som f.eks. indvielsen af Det Nationale Testcenter For Vindmøller i Østerild, eventet med ESA-astronaut Andreas Mogensen og besøget af Sydkoreas daværende præsident. Arrangementerne har dog ændret sig gennem årene. De er blevet større, der er kommet flere, og de er blevet mere betydningsfulde.
”Hvis man kigger på DTU’s brand over de sidste 20 år, vil man se, at vi har vendt skuden. I midten af 90’erne havde DTU et dårligt omdømme. Det hed sig, at vi var træge, indadvendte og havde problemer med at producere forskning af tilstrækkelig høj kvalitet. I dag tilfører arrangementerne en åbenhed og synlighed. De understøtter kontakten til de faglige miljøer og bidrager i høj grad til at brande DTU. Men det har været en lang og sej proces at flytte tingene,” fortæller Niels Grolin.
Dronningens frakke må ikke blive væk
Han husker flere sjove historier gennem karrieren. Da Dronning Margrethe sidste år trådte ud af kronebilen til årsfesten, var der ingen, der havde tænkt på, at hun ville ankomme i en frakke. Efter at formanden for bestyrelsen, Per Falholt, havde hilst på dronningen, hjalp han hende af med frakken og gav den til Niels Grolin.
Der gik fem minutter, inden Grolin besluttede sig for at gå ned i kældergarderoben med den. Her fortalte han garderobedamen, at det var en vigtig frakke, der ikke måtte blive væk. Men hun forstod ikke dansk. I stedet måtte Niels Grolin hurtigt få fat på en anden medarbejder, der fik frakken opbevaret forsvarligt.
”Historien illustrerer, at intet er for småt. Og vi kommer aldrig til at stå i en lignende situation igen,” siger Niels Grolin.
Han bliver aldrig træt af at arrangere årsfest. Den røde løber, kongehusets tilstedeværelse og det sus, der går gennem hallen, når dronningen træder ind ad døren.
Men hvornår er sådanne arrangementer en succes?
”Det er noget med, når man kan se, at det er indsatsen værd. Andreas Mogensen-arrangementet er bl.a. et af dem, jeg tager med mig. Da de første studerende kom ind i sportshallen og spurtede op på første række, var man klar over, at vi havde ramt rigtigt. Det var lykkedes. Det var kanon.”
Det er ikke en danseskole
Han har det på samme måde, når han underviser over 100 medarbejdere og studerende i lancier op til årsfesten. Undervisningen skal ikke være som på en danseskole. Men hvis han kan få folk til at danse nogenlunde i takt, og de synes, at det er sjovt, har han nået sit mål. Så gør det ikke noget, at der er en kvadrille, der gør det anderledes.
Efter planen tager Niels Grolin tre år mere på DTU. Derefter lukker han døren til et langt liv i uddannelsesverdenen. Forude venter et liv med spanskstudier og et ønske om at besøge Latinamerika.
”Vi er mange, der arbejder på, at man skal smile, når man hører ordet DTU. Og så længe folk smiler over, at jeg fortsætter til 2019, så bliver jeg ved.”
Født den 18. december 1950 på Frederiksberg. Bor i København K. Gift med Ulla Andersen, og tilsammen har de tre børn og i alt otte børnebørn.
2003 – : Chefkonsulent DTU (policykontoret og stakeholder management).
1989–2003: Kontorchef, DTH/DTU
1984–1989: Fuldmægtig i Finansministeriet, Administrationsdepartementet (statens organisationsenhed)
1979–1984: Fuldmægtig i Undervisningsministeriet (departementet og direktoratet for erhvervsuddannelserne)
1977–1979: Sekretær i DTH’s administration (første cand. polit. i administrationen)
1977: Uddannet cand.polit.